Dùng Airtable để quản lý các bộ sưu tập


Hôm nay Hùng muốn chia sẻ với anh em một cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để quản lý các “môn chơi” của mình bằng Airtable. Nếu anh em cũng là dân sưu tầm, đặc biệt là có sở thích mua sắm nhiều món đồ chơi đủ thể loại từ LEGO, đèn pin đến các dụng cụ EDC, chắc hẳn đã từng rơi vào cảnh “ngập lụt” thông tin. Cái này mua ở đâu? Giá bao nhiêu? Mã nào nằm ở thùng nào, kệ nào? Khó nhớ nổi, đặc biệt là khi món đồ nào mình cũng muốn sưu tầm qua năm tháng.

Vì sao Hùng chọn Airtable?

Với Airtable, Hùng có thể dễ dàng quản lý chi tiết tất cả các món đồ mình mua, theo dõi lịch sử từng giao dịch, kiểm soát số tiền đã chi tiêu và lưu trữ thông tin một cách rõ ràng, chính xác. Và đây là những lợi ích cụ thể mà Hùng đã đạt được khi dùng Airtable:

  1. Kiểm soát chi tiêu dễ dàng: Mình biết mình đã chi bao nhiêu tiền cho từng loại món (ví dụ như 10 triệu cho đèn pin China, trong đó 2 triệu cho đèn Weltool, 1 triệu cho đèn Olight). Ngoài ra, mình còn có thể theo dõi các món đã bán, bán cho ai, giá bán bao nhiêu, đã thanh toán chưa.
  2. Nắm bắt sở thích và xu hướng: Biết rõ mình thực sự thích gì và mua hàng từ đâu, từ ai nhiều nhất, từ đó dễ dàng điều chỉnh chi tiêu cũng như tăng độ tinh gọn cho bộ sưu tập, chưa kể còn lọc ra được ai bán giá tốt nhất, ai hay giao hàng chậm nhất.
  3. Quản lý giá trị từng món: Tính được giá trị của từng món đồ và theo dõi phần trăm lỗ lãi qua thời gian. Với việc phân loại cụ thể, mình có thể dễ dàng nắm bắt giá trị bộ sưu tập một cách chính xác.
  4. Lưu trữ thông tin chi tiết: Có đủ thông tin về món đồ ngay cả khi đã qua thời gian lâu, ví dụ như anh A tặng thêm cây đèn B và cục pin C khi mua, hoặc giá trị của món đồ so với bản trước có gì khác biệt.
  5. Thống kê và theo dõi giao dịch: Airtable còn giúp mình dễ dàng thống kê các món hàng đã thanh toán nhưng chưa nhận, giúp tránh rủi ro người bán “quên ship”.
  6. Tra cứu thông tin dễ dàng: Mình có thể ghi lại chi tiết như cây đèn A bản II sáng hơn bản I bao nhiêu, giá chênh lệch thế nào, hoặc tính năng đặc biệt của món đồ.
screenshot 2024 10 31 at 15.17.00 copy
Việc phân chia các cột càng chi tiết sẽ giúp bạn càng có đủ thông tin, tuy nhiên số lượng thông tin cần phải hoàn thiện cho mỗi record cũng sẽ tăng lên.

Cách Hùng setup Airtable cho từng môn chơi

  • Thiết kế bảng: Mình tạo các cột và trường dữ liệu phù hợp với từng loại đồ chơi, ví dụ với đèn pin thì mình sẽ có các cột như tên, hãng, nhiệt màu, giá mua (VND cho đèn China và USD cho đèn Mỹ), rồi thông tin chi tiết như driver, tỉ giá, phí vận chuyển, thuế,…
  • Nhập dữ liệu đầy đủ khi mua hàng: Khi mới mua là lúc mình có đầy đủ thông tin nhất, nên cố gắng nhập đủ các trường dữ liệu này, sau sẽ dễ dàng tra cứu.
  • Lưu ảnh và trạng thái khi nhận hàng: Khi nhận đồ, mình sẽ chụp lại tình trạng thực tế của món hàng để có cơ sở đối chiếu với mô tả ban đầu của người bán.
  • Tìm hiểu thông tin từ hãng: Hùng còn thường xuyên cập nhật thêm thông tin từ website của hãng để đảm bảo dữ liệu chính xác nhất cho việc so sánh sau này.
dung airtable de quan ly du lieu ca nhan 2
Việc cập nhật hình ảnh khi nhận hàng cũng như các thông tin lúc mua là cực kỳ cần thiết, khi trải qua vài năm bạn sẽ hiểu lợi ích của nó.

Có thể một số anh em sẽ nghĩ việc này hơi thừa, nhưng thực sự khi số lượng món đồ tăng lên hàng trăm, hoặc có những món mình không dùng thường xuyên và đã mua từ rất lâu, việc có một hệ thống lưu trữ thông tin bài bản trở nên cực kỳ quan trọng. Chưa kể, Airtable có API tích hợp với GPT API, giúp mình có một trợ lý ảo nắm toàn bộ thông tin trong kho đồ chơi,với iOS 18.2 sắp tới, có thể hỏi ngay Siri về thông tin bất cứ món đồ nào, kiểu như: “Ê Siri, cái đèn mắc nhất của tao là gì?” hay “Tao đã tốn bao nhiêu tiền cho đèn Olight?” hoặc “Anh B còn nợ tao bao nhiêu cây đèn chưa ship?

Bây giờ, các công cụ hỗ trợ đã quá tuyệt vời, giúp anh em không cần phải tự ghi nhớ quá nhiều thứ nữa, và Hùng thực sự khuyến khích mọi người tạo thói quen quản lý đồ chơi, tài sản bằng hệ thống đơn giản nhưng hiệu quả này. Hồi xưa, Hùng dùng Microsoft Access để làm điều tương tự từ năm 2003 và đến giờ vẫn thấy cực kỳ hiệu quả, nên muốn chia sẻ với anh em.

“Dữ liệu không bao giờ nói dối, nó phản ánh đúng nhất những gì mình đã thực sự mua, không phải là những gì trong đầu mình nhớ.”

Chúc anh em có một bộ sưu tập đồ chơi ngày càng đầy đặn và thú vị nhé!


Posted

in

Bình luận

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *